¿Anual, semestral o mensual? Qué te conviene cobrar

El plazo que cobras mueve tu flujo más que el precio. Con la cuota de $580 del gimnasio de esta casa, un socio mensual te deja $580 el primer mes; uno trimestral con 5% de descuento, $1,653; uno semestral con 12%, $3,062.40; y uno anual con 20%, $5,568 de golpe. Ochenta anualidades vendidas en enero son $445,440 en la cuenta el mismo mes y cero pesos los once meses siguientes, contra $385,387.60 repartidos que dejarían esas mismas ochenta personas pagando mes a mes. La anualidad gana por $60,052.40 al año, pero concentra el cien por ciento del dinero en un solo mes: $445,440 alcanzan para 3.74 meses de costo fijo, y el año dura doce. Y el descuento del 20% no cuesta 20%: en valor presente cuesta 13.29%, $853.25 por socio. Mi recomendación, con los números abajo: anualidad sí, pero al 8% o 10% de descuento y para no más del 5% de tu padrón.

El plazo no es una promoción, es la estructura de tu flujo

Hay cientos de artículos sobre cuánto cobrar de mensualidad. Casi ninguno sobre en qué plazo cobrarla. Y sin embargo es la decisión que de verdad decide si llegas a la quincena: el precio te dice cuánto vale un socio, el plazo te dice cuándo llega ese dinero y por cuánto tiempo tienes al socio comprometido.

El error mexicano clásico tiene fecha: enero. El dueño trae un hueco de diciembre, ve que la gente llega con aguinaldo en la bolsa y lanza una anualidad con 20% o 30% de descuento. Vende sesenta, ochenta, cien. El mes cierra espectacular. Y a partir de febrero descubre lo que acaba de firmar: se comprometió a dar servicio doce meses a gente que ya no le va a pagar un peso, con el dinero ya gastado en pagar lo que debía de diciembre.

No estoy en contra de la anualidad. Estoy en contra de venderla sin haber corrido tres números: cuánto vale ese dinero adelantado, cuánto de verdad estás regalando, y qué porcentaje de tu padrón puedes tener así sin quedarte sin ingreso corriente. Los tres están abajo.

Hay un plazo que casi nadie trabaja y es el que mejor se porta: el trimestral. No asusta al socio nuevo, cabe en un aguinaldo o en una quincena buena, compromete lo suficiente para pasar el bache del mes tres —que es donde se cae la mayoría— y su descuento es tan chico que no te duele. En los gimnasios que reviso, el trimestral casi siempre está subrepresentado o directamente no existe en la lista de precios, y en su lugar hay un salto de mensual a anual que obliga al socio a decidir entre nada y todo.

Y hay un costo del plazo corto que nunca aparece en las hojas de cálculo: el trabajo de cobrar. Un socio mensual son doce cobros al año, doce oportunidades de que la tarjeta rebote, de que se le olvide, de que tu recepcionista tenga que llamarlo. Un socio semestral son dos. Si tienes 268 socios mensuales, tu recepción administra 3,216 cobros al año; con la mezcla que recomiendo abajo, administra 2,126. Eso son horas de trabajo que se pueden dedicar a vender o a atender, y no aparecen en ninguna tabla de rentabilidad.

Antes de seguir conviene tener claro de dónde sale la cuota. Si todavía no has hecho el cálculo de cuánto cobrar de mensualidad en tu gimnasio, ese es el paso previo: este artículo supone que ya tienes un precio defendible y sólo decide el plazo.

Los cuatro plazos, lo que entra el primer mes y lo que entra el año

Uso descuentos típicos del mercado mexicano de gimnasio independiente: 5% en trimestral, 12% en semestral y 20% en anual. La columna de retención y la de ingreso a doce meses salen de un modelo que declaro completo más abajo, porque sin declararlo esa cifra no vale nada.

Supuestos declarados de esa tabla, porque son míos y no hay estadística pública mexicana de retención por plazo en gimnasios independientes. Uso 7% de abandono mensual para el socio mensual, que da 41.86% de supervivencia a doce meses y 8.31 meses pagados en promedio. Para los plazos largos supongo que el socio cumple su término y renueva con 85% de probabilidad en trimestral, 78% en semestral y 68% en anual. Esos tres números están puestos a propósito por encima de lo que daría el abandono mensual equivalente, porque el compromiso de plazo sí retiene: la supervivencia a tres meses con 7% de abandono es 80.4%, y yo le doy 85% al trimestral. Si tu gimnasio abandona menos o más, mueve la tabla.

Lee la fila del TOTAL contra la de abajo. Ochenta socios repartidos en los cuatro plazos meten $217,268 el primer mes contra $46,400 si todos fueran mensuales: 4.68 veces más caja de entrada. A doce meses la diferencia se achica a $36,690.56, apenas 9.5% más. El plazo largo no es un negocio de margen, es un negocio de caja y de certidumbre. Confundir esas dos cosas es lo que lleva a regalar 20% pensando que se está ganando.

Un 20% de descuento anual no cuesta 20%

Aquí está el número que casi nadie corre. Cuando le das 20% a un socio por pagar el año completo, no le estás regalando 20%: le estás regalando 20% de una cifra que él te iba a pagar repartida, y el dinero repartido vale menos que el dinero de hoy. Parte de ese descuento te lo devuelve el simple hecho de tener el efectivo once meses antes.

Descuento el flujo mensual a 1.5% mensual, que es aproximadamente 19.6% anual. Lo declaro como supuesto: es lo que a mí me cuesta el dinero entre financiamiento de proveedor, tarjeta y el costo de no tener colchón. Si tu dinero te cuesta menos, el cálculo se mueve en tu contra.

Doce mensualidades de $580, pagadas al inicio de cada mes, suman $6,960 nominales pero valen $6,421.25 en dinero de hoy. La anualidad al 20% de descuento son $5,568 hoy. La diferencia real, lo que de verdad cedes, es $853.25 por socio: 13.29% del valor presente, no 20%.

Eso suena a buena noticia hasta que lo lees al revés. El descuento que te deja exactamente igual es 7.74%: cobrar la anualidad en $6,421.30 equivale, en dinero de hoy, a cobrarle mes a mes. Todo lo que des por encima de 7.74% lo estás pagando tú, y lo tienes que justificar con retención o con caja, no con "es que así se vende".

Ahora el mismo socio visto mes a mes, el que se queda los doce meses completos en los dos escenarios. Esta tabla es la que yo le enseño a un dueño que quiere lanzar anualidades: enseña dónde está el cruce.

El cruce está en el mes diez. Un socio que se hubiera quedado los doce meses pagando mes a mes te deja $1,392 más que si le vendiste la anualidad con 20%. La anualidad sólo gana con el socio que se iba a ir antes del mes diez, y ésos son la mayoría. Ése es el argumento honesto a favor de la anualidad, y es el único que aguanta.

La retención sí mejora con el plazo, y aun así no paga el descuento

Ahora el argumento en su mejor versión, medido. Tomo el gimnasio de esta casa —320 m², 268 socios activos, cuota de $580— y lo comparo consigo mismo en dos escenarios: todo mensual, o con la mezcla 55% mensual, 25% trimestral, 15% semestral y 5% anual.

Todo mensual: 268 socios × $580 = $155,440 al mes, $1,865,280 al año, con retención a doce meses de 41.86%, o sea 155.8 socios que hay que reponer cada año.

Con la mezcla: $149,089 al mes, $1,789,068 al año, cuota promedio real de $556.30 y retención ponderada de 48.64%, o sea 137.6 socios a reponer. El descuento cuesta $6,351 al mes, $76,212 al año, 4.09% del ingreso. El ahorro por reponer 18.2 socios menos, a un costo de adquisición de $450 por socio —supuesto mío—, es de $8,181.12 al año.

Haz la resta: $8,181.12 menos $76,212 son −$68,030.88. La retención extra no paga el descuento. Ni de cerca. Y hay un efecto más, que se ve en el punto de equilibrio del gimnasio: con cuota promedio real de $580 necesito 223 socios pagando para sobrevivir; con $556.30, necesito 233. La mezcla de plazos me subió el punto de equilibrio diez socios.

Aclaro la limitación del modelo, porque importa: mantengo los 268 activos constantes en los dos escenarios, así que la mejor retención sólo se cobra como menos socios que reponer, no como más socios en el padrón. Si tu gimnasio está creciendo y la retención se traduce en padrón más grande, la cuenta mejora. En un gimnasio estable como el modelo, no.

¿Por qué retiene el plazo largo? No por magia ni por lealtad. Por tres mecanismos concretos. El primero es que el dinero ya se fue: el socio que pagó seis meses no toma cada mes la decisión de si sigue o no, y esa decisión mensual es exactamente donde se pierde la gente. El segundo es que elimina el momento de fricción: no hay tarjeta rebotada, no hay "la semana que viene paso", no hay corte de acceso por adeudo. El tercero es autoselección: el que acepta pagar seis meses por adelantado ya venía con intención más alta que el que paga mes a mes, así que parte de la "mejor retención" del plazo largo no es efecto del plazo, es que atrae mejor socio. Ese tercer mecanismo importa porque significa que forzar plazos largos a todo el padrón no reproduce esos números.

La conclusión práctica: no vendas plazo largo para ganar dinero. Véndelo para tener caja y para bajar el trabajo de cobranza. Eso segundo no es poco: cada socio anual son once cobros que tu recepción no tiene que perseguir, y si tu morosidad anda arriba de 10%, el plazo largo es una herramienta legítima. Pero atácala primero por donde se debe, con una política de cobro que sí aguante, no regalando 20%.

El dinero de la anualidad no es tuyo todavía

Esto es contabilidad y es la parte que más dueños se saltan. Cuando cobras una anualidad, ese dinero entra a tu cuenta pero no es ingreso: es un pasivo. Le debes al socio doce meses de servicio.

La Norma de Información Financiera D-1, Ingresos por contratos con clientes, que publica el Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera y difunde el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, lo dice sin ambigüedad: cualquier anticipo recibido debe registrarse como un pasivo y no como un ingreso, y el ingreso se reconoce conforme la entidad va satisfaciendo la obligación de desempeño. En un gimnasio la obligación se satisface a lo largo del tiempo, porque el socio recibe y consume el beneficio mes a mes.

Traducido a tu caso. Cobras 80 anualidades en enero: $445,440. De eso, al 31 de enero has devengado una doceava parte, $37,120. Los otros $408,320 son pasivo. Al 30 de junio todavía debes $222,720 de servicio. Si en marzo miras el saldo del banco y piensas "vamos bien", estás leyendo un pasivo como si fuera utilidad.

Hay una segunda razón para llevar esa cuenta aparte, y es que el pasivo de anualidades es lo que convierte un problema chico en uno grande. Si tu gimnasio entra en un mes malo con 14 anualidades vivas, debes $77,952 de servicio y lo aguantas. Si entra con 80, debes $445,440 y cualquier tropiezo —una clausura de dos semanas, una obra en la calle, un competidor que abre enfrente— se vuelve un problema de solvencia, no de flujo. El tamaño del pasivo de anualidades es, en la práctica, el tamaño de tu riesgo de cierre desordenado.

Y hay una consecuencia legal, no sólo contable. Si cierras, te mudas o dejas de prestar el servicio, ese dinero hay que devolverlo en la proporción no prestada. El socio que pagó doce meses y recibió cuatro tiene derecho a reclamar ocho, y el camino es una queja ante PROFECO. Lo que sigue después de esa queja, con los plazos y las multas, está en qué pasa cuando te llega una reclamación. La regla que yo sigo: el dinero de anualidades no se toca para gasto corriente. Se deja en una cuenta aparte y se transfiere a la operación una doceava parte cada mes. Suena exagerado hasta el día que necesitas devolver.

Renovación automática y cancelación: lo que la ley dice y lo que no

Aquí tengo que ser preciso, porque hay mucha leyenda. Revisé el artículo 90 de la Ley Federal de Protección al Consumidor en su texto vigente y tiene seis fracciones de cláusulas que se tienen por no puestas en un contrato de adhesión. Ninguna de las seis prohíbe expresamente la renovación automática. Lo que sí dice la fracción I es que no vale la cláusula que permita al proveedor modificar unilateralmente el contenido del contrato o sustraerse de sus obligaciones.

Eso deja la renovación automática en una zona donde lo que te tumba no es la figura sino cómo la redactaste. Una renovación automática que renueva al mismo precio, avisando con anticipación y con salida fácil, es defendible. Una que renueva al precio nuevo sin avisar, o que exige que el socio vaya en persona a cancelar en una ventana de tres días, choca de frente con el artículo 10 de la misma ley, que prohíbe prácticas comerciales coercitivas y desleales y cláusulas o condiciones abusivas, y con el artículo 7 Bis, que obliga a informar de forma notoria y visible el monto total a pagar incluyendo impuestos, comisiones e intereses. Los dos artículos los verifiqué en el texto de la ley que publica la Cámara de Diputados.

El contrato tipo de prestación de servicios de gimnasio que publica PROFECO es la mejor pista de lo que la autoridad considera razonable, y vale la pena leerlo completo. Tres cosas que trae y que aquí importan: la vigencia se remite a un anexo, o sea que el plazo se pacta expresamente y no se presume; el pago va dentro de los primeros cinco días de cada mes; y la cláusula séptima permite al usuario titular solicitar la cancelación dentro de los cinco días hábiles. Ese contrato modelo no contempla renovación automática. No es prohibición, pero si tu contrato la trae y el de la autoridad no, el que tiene que explicar eres tú.

Lo que yo pongo en mi contrato, y que no me ha dado problema: el plazo se pacta por escrito con fecha de inicio y fin; treinta días antes del vencimiento mando un aviso por escrito con el precio de renovación; si el socio no responde, la membresía termina, no se renueva. Cuesta un recordatorio y elimina la discusión entera. El detalle de qué cláusulas son nulas de origen y cuáles sí puedes poner está en lo que PROFECO exige del contrato de gimnasio.

Los meses sin intereses se los cobras a tu propia anualidad

La anualidad es el único producto de un gimnasio donde los meses sin intereses mueven la aguja de verdad, porque es el único que cuesta lo suficiente para que el socio quiera diferirlo. Y es donde el costo duele más.

Con la comisión de 12.77% que publica Clip para doce meses sin intereses, según el desglose que armé en lo que la terminal te quita de cada cuota, una anualidad de $5,568 deja una comisión de $824.80 con IVA. Te llegan $4,743.20. Eso es 14.81% de la anualidad.

Súmalo al descuento. Vendiste con 20% de descuento y cobraste a doce meses: del precio de lista de $6,960 te quedan $4,743.20. Regalaste 31.85% de la cuota anual y probablemente nunca lo sumaste así. Para netear lo mismo que una anualidad de contado, tendrías que venderla en $6,308.16, un 13.29% más cara.

Lo que yo hago: la anualidad tiene dos precios anunciados, uno de contado y otro a meses sin intereses, y la diferencia es exactamente la comisión. No es un truco: es cobrar lo que cuesta cada forma de pago, y el artículo 7 Bis me obliga a anunciar los dos de forma notoria. Y si vas a ofrecer meses sin intereses, limítalos a tres o seis: tres meses cuesta una fracción de lo que cuesta doce.

Enero: 80 anualidades contra 80 mensualidades, seguidas doce meses

Éste es el ejercicio que le pido a todo dueño que me dice que va a lanzar anualidades en enero. Dos gimnasios idénticos, 80 altas en enero, uno las vende anuales al 20% y el otro mensuales. Abandono de 7% mensual en el escenario mensual.

Tres lecturas de esta tabla, y ninguna es la obvia.

La primera: la anualidad gana. $60,052.40 más en el año, 15.58%. Quien te diga que la anualidad siempre es mala negociación no corrió el número con abandono realista.

La segunda: la anualidad gana y aun así te puede quebrar. Los costos fijos del gimnasio de esta casa son $119,216 al mes —salen del cálculo de punto de equilibrio: 223 socios por un margen de contribución de $534.60—. Los $445,440 de enero cubren 3.74 meses de costo fijo. Si los gastas en enero y febrero tapando el hueco de diciembre, en marzo tienes 80 socios entrenando gratis y un gimnasio que necesita $119,216 mensuales de otro lado.

La tercera, y la que menos se ve: en diciembre el gimnasio mensual todavía tiene 36 socios activos pagando, y el anual tiene 80 socios cuyo contrato vence el 31 de enero. El primero entra a enero del año siguiente con ingreso corriente; el segundo entra con una renovación masiva que tiene que ganarse de nuevo, y con 80 personas de las cuales la mitad dejó de venir en abril y no tiene motivo para renovar. Esa renovación se prepara con meses de anticipación, igual que la avalancha de enero se trabaja desde octubre.

¿Qué hago yo con esos $445,440 si de todas formas los vendí? Tres cosas, en este orden. Aparto los doce doceavos y transfiero uno al mes, como ya dije. Con la parte que corresponde a los primeros tres meses cubro el gasto extra que enero de verdad genera: personal adicional, mantenimiento del equipo que va a sufrir el triple de uso, reposición de lo que se rompa. Y lo que sobre no lo meto a la operación: lo meto a lo que baje mi costo fijo para el resto del año, que casi siempre es pagar por adelantado algo que traigo financiado caro. Lo que nunca hago es usarlo para tapar el hueco de diciembre, porque ese hueco es estructural y taparlo con dinero de enero sólo lo mueve a marzo.

Mi regla para enero, en una línea: en enero se venden mensualidades y trimestrales, no anualidades. La gente que llega en enero es la de menor intención probada del año; comprometerse doce meses con ella al 20% de descuento es vender barato al cliente que menos aguanta. La anualidad se vende en agosto y septiembre, al socio que ya lleva un año contigo y que ya demostró que viene.

La mezcla que yo cobraría, por tipo de gimnasio

No hay una mezcla buena universal. Hay una mezcla que corresponde a cómo se comporta tu población. Éstas son las que yo uso, con la cuota promedio real que produce cada una partiendo de $580 y de los descuentos de 5%, 12% y 20%.

Dos comentarios sobre esta tabla. El gimnasio nuevo no vende anualidades, y es la recomendación que más pleito me causa: precisamente el que más necesita caja es el que menos debe comprometerse doce meses, porque todavía no sabe si su operación aguanta y porque el primer año es cuando más cambian los precios. El gimnasio con convenios de empresa es el único donde subo la anualidad a 15%, porque ahí el pagador es la empresa, el plazo se alinea con su ejercicio fiscal y la renovación la negocias con una sola persona en vez de con quince.

En el gimnasio de esta casa, con 268 socios y la mezcla 55/25/15/5, salen 147 mensuales, 67 trimestrales, 40 semestrales y 14 anuales. Ingreso mensual de $149,089, cuota promedio real de $556.30 y punto de equilibrio de 233 socios en vez de 223. Los 14 anuales generan $77,952 al año, que es el colchón con el que financio enero sin pedir prestado, y son pocos suficientes para que su pasivo de servicio no me ahogue.

Qué haría yo el lunes

• Cuenta tu mezcla actual. No la que crees: la real, contando socios activos por plazo. Muchos dueños descubren que el 30% de su padrón está en algún plazo largo heredado de una promoción vieja que ya nadie recuerda.
• Baja el descuento anual a 8% o 10%. El punto de indiferencia es 7.74%. Arriba de 10% tienes que poder explicar qué compras con esa diferencia.
• Separa el dinero de anualidades. Cuenta aparte y una doceava parte al mes a la operación. Es un pasivo hasta que lo devengas.
• Pon dos precios en la anualidad, contado y a meses sin intereses, con la diferencia igual a la comisión. Y limita los meses sin intereses a tres o seis.
• Quita la renovación automática silenciosa y cámbiala por aviso escrito treinta días antes. Cuesta un recordatorio y te ahorra la queja.

Qué no pude verificar

Las cifras de retención por plazo son supuestos míos: no existe estadística pública mexicana de abandono en gimnasios independientes segmentada por plazo de membresía, y quien publique una sin metodología probablemente la inventó. El costo de adquisición de $450 por socio y la tasa de descuento de 1.5% mensual también son supuestos, declarados donde se usan. El archivo de la Ley Federal de Protección al Consumidor que publica la Cámara de Diputados se me corta antes del artículo 85, así que los artículos 85, 90 y 92 los verifiqué en la copia del texto vigente de la biblioteca del Poder Judicial de Querétaro y los artículos 7 Bis, 10 y 56 en el archivo de Diputados. Y no logré abrir el material de CONDUSEF sobre meses sin intereses: los porcentajes de comisión que uso son los publicados por el proveedor de terminal, no de la autoridad.