Aguinaldo, PTU y vacaciones: el diciembre del gimnasio

Aguinaldo, prima vacacional y PTU le cuestan al gimnasio modelo de esta casa $55,088.84 al año, y no llegan repartidos: $24,025.02 se pagan en diciembre y $31,063.82 en mayo. Si los provisionas desde enero son $4,590.74 al mes, el 10.27% de tu nómina nominal y el 2.95% de tu ingreso. Si no los provisionas, diciembre te deja en números rojos: con los socios de baja de fin de año, ese mes cierra en menos $17,784.37, mientras que con fondo cierra en más $4,238.56. El aguinaldo son quince días de salario como mínimo y se paga antes del 20 de diciembre; la prima vacacional es 25% sobre los días de vacaciones, que desde 2023 arrancan en doce al primer año; la PTU es el 10% de la utilidad fiscal y se paga a más tardar el 30 de mayo si eres persona moral. Aquí está el calendario mes por mes, el cálculo por puesto y el flujo de noviembre, diciembre y enero con y sin fondo.

El gimnasio tiene el peor flujo del año entre la segunda quincena de noviembre y la primera de enero. Los socios se dan de baja o simplemente no renuevan porque viene la cena, el aguinaldo propio ya tiene dueño y nadie quiere comprometer una mensualidad que no va a usar. Justo en ese hueco caen el aguinaldo y la prima vacacional de tu personal. Y cuando por fin sales del hoyo con la avalancha de enero, en mayo llega la PTU. Es el ciclo más predecible del negocio y es el que más gimnasios descapitaliza, porque casi nadie lo provisiona.

Voy con el caso de siempre: 320 m², renta de $32,000, 268 socios activos, cuota de $580, ingreso de membresías de $155,440 al mes. La plantilla, con antigüedades reales para que el cálculo tenga sentido: recepción matutina $9,600 con un año cumplido, recepción vespertina $9,600 con dos años, entrenador de piso $11,500 que entró el 1 de julio, encargado $14,000 con tres años. Nómina nominal $44,700, costo empresa $60,220.15, número que salió de la cuenta que hicimos en lo que cuesta dar de alta a tu gente en el IMSS.

Aguinaldo: quince días de salario y antes del 20 de diciembre

El artículo 87 de la Ley Federal del Trabajo dice dos cosas y las dos importan. La primera: el aguinaldo anual debe pagarse antes del día veinte de diciembre y equivale a quince días de salario por lo menos. La segunda, en el párrafo siguiente: quienes no hayan cumplido el año de servicios, estén o no trabajando en la fecha de liquidación, tienen derecho a la parte proporcional conforme al tiempo trabajado, cualquiera que fuere éste.

Ese "cualquiera que fuere éste" es literal. El promotor que te duró seis semanas en octubre tiene derecho a su aguinaldo proporcional. El que renunció en agosto también, y si no se lo pagaste en el finiquito lo sigues debiendo. No hay mínimo de antigüedad.

El salario que se usa es la cuota diaria, no el salario integrado. Para mi recepcionista de $9,600 mensuales, la cuota diaria es $320.00 y el aguinaldo completo son $4,800.00. Para el encargado de $14,000, $7,000.00. Quince días es el piso legal; si tú das treinta, das treinta y ya no puedes bajarlo el año siguiente sin problema. Y ojo con una consecuencia que se encadena: el aguinaldo y la prima vacacional integran el salario base de cotización según el artículo 27 de la Ley del Seguro Social. Dar treinta días de aguinaldo en lugar de quince no sólo cuesta el aguinaldo extra: sube el factor de integración de 1.0493151 a 1.0904110 y con él sube cada peso de cuota del IMSS y del INFONAVIT durante todo el año.

Del lado del ISR, el artículo 93, fracción XIV de la Ley del Impuesto sobre la Renta exime el aguinaldo hasta el equivalente a 30 días de salario mínimo, que desde la desindexación se calcula con la UMA, que el INEGI fijó en $117.31 diarios desde el 1 de febrero de 2026: 30 × $117.31 = $3,519.30. Del aguinaldo de $4,800.00 de mi recepcionista, $1,280.70 son gravables. No es tu costo, pero sí es la razón por la que a veces el empleado recibe menos de lo que esperaba y viene a reclamarte a ti. Vale la pena decírselo antes, no después.

Vacaciones: doce días desde el primer año, y la prima que casi nadie paga

La reforma de vacaciones dignas se publicó en el Diario Oficial de la Federación el 27 de diciembre de 2022 y entró en vigor el 1 de enero de 2023. Puedes leer el decreto completo en el DOF: son dos artículos, el 76 y el 78, y cabe en una cuartilla. El nuevo 76 establece un periodo anual de vacaciones pagadas que en ningún caso puede ser inferior a doce días laborables, que aumenta en dos días por cada año subsecuente hasta llegar a veinte, y que a partir del sexto año aumenta dos días por cada cinco de servicios. El 78 obliga a que al menos doce de esos días se disfruten de forma continua, y deja a decisión del trabajador cómo distribuir el resto.

La escalera queda así: primer año 12 días, segundo 14, tercero 16, cuarto 18, quinto 20, del sexto al décimo 22, del once al quince 24. En un gimnasio, con la rotación que hay, casi todo tu personal vive entre los 12 y los 16 días.

Encima va la prima vacacional del artículo 80: no menor al 25% sobre los salarios que corresponden al periodo de vacaciones. Es dinero adicional al sueldo de esos días, no el sueldo de esos días. Mi recepcionista de dos años, con 14 días de vacaciones, tiene derecho a $320.00 × 14 × 25% = $1,120.00 de prima vacacional. Es el concepto que más veces he visto omitido en gimnasios chicos, y es el que aparece completo, con tres años de retroactivo, el día de una demanda.

Dos cosas más. El artículo 79 prohíbe compensar las vacaciones con dinero: no puedes pagarle a tu entrenador para que no se las tome, salvo cuando la relación termina antes del año y entonces se paga la parte proporcional. Y el artículo 81 obliga a concederlas dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento del año y a entregar cada año una constancia con la antigüedad, los días que le tocan y la fecha de disfrute. Esa constancia son dos párrafos y te ahorra discusiones enteras.

El problema operativo de un gimnasio no es pagar las vacaciones, es cubrirlas. Si tu recepción son dos personas y una se va doce días continuos, alguien tiene que estar en el mostrador. Si ese alguien eres tú, el costo real de las vacaciones es tu quincena y todo lo que dejaste de hacer. Programarlas en mayo o en septiembre, y no en enero ni en diciembre, es una decisión de negocio, no de recursos humanos, y encaja con lo que ya explicamos sobre el bache de mayo a agosto.

La PTU es el 10% de la utilidad y en un gimnasio sí aplica

Aquí se equivoca mucha gente. "Es que yo soy chiquito" no es una causal de exención. El artículo 126 de la Ley Federal del Trabajo lista los exceptuados, y la única fracción que podría tocarte es la VI, empresas con capital menor al que fije la Secretaría del Trabajo. La resolución de la STPS que da cumplimiento a esa fracción, publicada en el Diario Oficial el 19 de diciembre de 1996, exceptúa a las empresas cuyo ingreso anual declarado al impuesto sobre la renta no sea superior a $300,000. Mi gimnasio modelo factura $1,865,280 al año. Reparte.

La otra excepción real es la fracción I: empresas de nueva creación durante el primer año de funcionamiento, contado desde el aviso de alta ante Hacienda. Si abriste en marzo, tu primer reparto es el del ejercicio siguiente.

El porcentaje es 10%. Lo fijó el resolutivo primero de la Resolución del Consejo de Representantes de la Sexta Comisión Nacional para la Participación de los Trabajadores en las Utilidades, publicada en el DOF el 18 de septiembre de 2020, y así lo confirma el manual de reparto de utilidades del SAT. Se aplica sobre la renta gravable determinada conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta, no sobre tus ventas ni sobre lo que tú creas que ganaste.

El plazo lo fija el artículo 122: dentro de los sesenta días siguientes a la fecha en que deba pagarse el impuesto anual. Para persona moral, que declara a más tardar el 31 de marzo, eso significa pagar a más tardar el 30 de mayo. Para persona física, que declara al 30 de abril, el plazo corre hasta el 29 de junio. Y antes de eso hay dos obligaciones que casi nadie cumple: entregar a los trabajadores copia de la declaración anual dentro de los diez días hábiles siguientes a su presentación, e integrar la comisión mixta que formula el proyecto de reparto.

Para armar el número necesito una utilidad fiscal. Con ingresos de $1,865,280, renta de $384,000, nómina a costo empresa de $722,641.80, CFE de $168,000, otros gastos de operación de $180,000 y depreciación de equipo de $100,000, los gastos suman $1,554,641.80 y la utilidad fiscal queda en $310,638.20, un margen de 16.65%. Es un supuesto, lo digo claro: tu CFE y tu depreciación son otros. La PTU al 10% son $31,063.82.

Cómo se reparte esa PTU entre tu gente, mitad y mitad

El artículo 123 parte la utilidad repartible en dos mitades. La primera se reparte por igual entre todos, en función de los días trabajados en el año, sin importar cuánto gana cada quien. La segunda se reparte en proporción a los salarios devengados. Y el artículo 124 aclara que para este capítulo salario es la cantidad que se percibe en efectivo por cuota diaria: no cuentan gratificaciones, ni tiempo extra, ni el aguinaldo.

Con mi plantilla, los días trabajados suman 1,279 y los salarios devengados $474,466.67. Cada mitad vale $15,531.91. El resultado:

Observa al entrenador que entró el 1 de julio. Cobra $4,543.40 de PTU, un 55% de lo que cobran las recepcionistas, y $2,898.63 de aguinaldo, no cero. Esa es la respuesta a la pregunta de la gente que entró a media temporada: proporcional, siempre, y en los dos conceptos. Y observa el encargado: como la mitad por salarios premia al que más gana, él se lleva $10,008.43, casi la tercera parte del reparto.

Una nota que evita un pleito: el artículo 127, fracción I excluye del reparto a directores, administradores y gerentes generales. Si tú eres el dueño y además apareces en nómina como administrador único, no participas. Pero cuidado con llamar "gerente general" al encargado del gimnasio sólo para no repartirle: la autoridad mira funciones, no nombres. Si esa persona no dirige la empresa, participa.

El tope de tres meses, y cuándo empieza a morder de verdad

La reforma del 23 de abril de 2021 añadió la fracción VIII del artículo 127, y la reforma del 24 de diciembre de 2024 la ajustó. Dice que el monto de la participación tiene como límite máximo tres meses del salario del trabajador o el promedio de la participación recibida en los últimos tres años, y que se aplica el monto que resulte más favorable al trabajador.

Nota el orden: es lo más favorable al trabajador, no a ti. Si tu recepcionista lleva tres años cobrando alrededor de $8,000 de PTU y este año le tocarían $40,000, el tope de tres meses la deja en $28,800, pero el promedio de los últimos tres años sería $8,000, que es peor para ella. Se le paga $28,800. El promedio sólo aplica cuando es mayor que los tres meses de salario.

En mi gimnasio modelo el tope no muerde: la PTU más alta es $10,008.43 contra un tope de $42,000. Calculé en qué punto empieza a morder y es útil tenerlo. Mi recepcionista de $9,600 se lleva el 26.58% del reparto total. Su tope de tres meses son $28,800. Despejando, el tope la alcanza cuando la PTU total del gimnasio llega a $108,362.27, es decir cuando la utilidad fiscal pasa de $1,083,622.67 al año. Un gimnasio de 320 metros con 268 socios no llega ahí. Uno de 600 metros con 600 socios y buena mezcla de entrenamiento personal, sí. Si tú andas cerca de esa cifra, el tope deja de ser un tecnicismo y se vuelve planeación.

Del ISR, la PTU está exenta hasta 15 veces la UMA: 15 × $117.31 = $1,759.65. Lo mismo la prima vacacional. Todo lo que pase de ahí es gravable para el trabajador.

El que entró en julio y el que se fue en agosto: todo es proporcional

Esta es la pregunta que más veces me han hecho en diciembre, y casi siempre con la esperanza de que la respuesta sea cero. No lo es. El aguinaldo proporcional no tiene mínimo de antigüedad: el artículo 87 lo concede a quien no cumplió el año cualquiera que fuere el tiempo trabajado, y lo concede aunque esa persona ya no esté en la nómina el día que pagas. Si el promotor que contrataste en octubre para la preventa de enero se fue en noviembre, le debes su aguinaldo proporcional y se lo tuviste que pagar en el finiquito.

Las vacaciones funcionan parecido: el artículo 79 dice que si la relación termina antes de cumplirse el año, el trabajador tiene derecho a una remuneración proporcional al tiempo de servicios. La PTU es la única que sí pone un umbral, y sólo para eventuales: el artículo 127, fracción VII exige haber trabajado sesenta días durante el año, al menos.

Sobre un sueldo de $9,600, cuota diaria $320, así queda la tabla que yo tengo pegada en el cajón del escritorio:

Fíjate en el último renglón, porque es el que produce sorpresas. La recepcionista que renunció el 31 de agosto, con dos años cumplidos, se lleva en el finiquito $3,195.62 de aguinaldo proporcional, más 10.65 días de vacaciones devengadas y no disfrutadas de su tercer año, que son $3,408.66, más $852.16 de prima vacacional. Total: $7,456.44, además de los días de sueldo pendientes. Y si la utilidad del ejercicio se reparte en mayo siguiente, ella también participa por sus 243 días. Un finiquito de recepción no son dos semanas de sueldo; son casi un mes completo.

Y la otra cara, la que a nadie le gusta pero hay que decir: si el entrenador de $11,500 que tú tenías con recibo de honorarios se va y demanda, todo esto se le reclama retroactivo y completo. El mismo cálculo lo hicimos en la cuenta del IMSS, y ahí lo laboral solo ya sumaba $37,375.00 por tres años de aguinaldo y vacaciones no disfrutadas.

El calendario de provisión: $4,590.74 al mes desde enero

Aquí está la parte que realmente cambia tu diciembre. Suma: $19,498.63 de aguinaldo, $4,526.39 de prima vacacional y $31,063.82 de PTU. Total anual $55,088.84. Dividido entre doce: $4,590.74 al mes, que son $2,002.09 de aguinaldo y prima vacacional más $2,588.65 de PTU.

El truco es que son dos fondos con calendarios distintos. El de aguinaldo y prima vacacional se llena de enero a diciembre y se vacía en diciembre del mismo año. El de PTU se llena durante el ejercicio y se vacía en mayo del año siguiente. Por eso el primer año siempre es el difícil: en mayo pagas una PTU para la que no provisionaste. A partir del segundo año el sistema se cierra solo. Esta tabla es un año en régimen, arrancando enero con $31,063.82 ya apartados de la PTU del ejercicio anterior:

Fíjate en el cierre: el saldo de diciembre es exactamente $31,063.82, que es el fondo de PTU para el mayo siguiente. El sistema se autoalimenta. Entra lo mismo que sale y siempre queda el colchón de la PTU pendiente.

En proporciones, esos $4,590.74 son el 10.27% de tu nómina nominal y el 2.95% de tu ingreso mensual. Tres de cada cien pesos que entran por el torniquete. Es poco cuando lo ves así y es mucho cuando lo tienes que sacar de golpe. Lo que yo hago es una transferencia automática el día 5 de cada mes a una cuenta distinta, no la de la operación, y no la toco. Si tu tablero de control ya trae los siete números del lunes, este fondo es el octavo, y lo mismo aplica al tablero semanal del dueño: si el saldo del fondo no aparece ahí, se te va a olvidar.

Noviembre, diciembre y enero con fondo y sin fondo

Esta es la tabla que explica por qué tantos gimnasios sobreviven el año y mueren en enero. Supongo lo que veo en la práctica: noviembre al 90% de los socios de un mes normal, diciembre al 82%, enero al 118%. Gasto fijo mensual de $121,220.15, que son renta $32,000, nómina a costo empresa $60,220.15, CFE $14,000 y otros $15,000.

Dos lecturas. La primera es el mes de diciembre: sin fondo cierra en menos $17,784.37 y con fondo en más $4,238.56. La diferencia son $22,023 de tesorería en el peor mes del año, que es exactamente la diferencia entre pagar el aguinaldo con tarjeta de crédito y pagarlo con dinero que ya estaba ahí.

La segunda es más sutil. El acumulado con provisión sale mayor, $81,109.29 contra $63,090.53, y no es magia contable: la diferencia de $18,018.77 es exactamente lo que aportaste al fondo de enero a septiembre y que ya estaba apartado antes de que empezara el trimestre. En la foto anual el total es el mismo. Lo que cambia es que en diciembre no tienes que salir a conseguir dinero prestado, ni cobrar anualidades con 40% de descuento para juntar la nómina, que es la manera más cara que conozco de financiarse y de la que hablamos en los gastos ocultos que se comen tu utilidad.

El otro frente es el ingreso, no el gasto. Diciembre al 82% no es una ley de la física: es el resultado de no haber hecho nada en octubre. Si el 15 de octubre ya tienes armada tu campaña de renovación anticipada y tu preventa de enero, diciembre puede cerrar en 90% en vez de 82%, y eso son $12,436 más. Ese trabajo lo desglosamos en cómo preparar enero desde octubre.

Lo que cuesta no hacerlo, y las fechas que tienes que anotar

No pagar la PTU no es una omisión menor. El artículo 994, fracción II de la Ley Federal del Trabajo sanciona al patrón que incumple el capítulo de participación de utilidades con multa de 250 a 5,000 veces la UMA. Con la UMA de 2026 en $117.31, eso va de $29,327.50 a $586,550.00. En un gimnasio cuya PTU total era de $31,063.82, la multa mínima ya es casi el reparto completo y la máxima son diecinueve veces.

Con aguinaldo y vacaciones el costo no llega por multa, llega por demanda. El aguinaldo de tres años son 45 días de salario y las vacaciones no disfrutadas de tres años son 42 días más su prima. Para un entrenador de $11,500 mensuales, esos cuatro conceptos suman $37,375.00 que se reclaman completos y sin prescripción útil, porque el patrón es quien tiene la carga de probar el pago.

Las fechas, todas juntas, para que las pongas en el calendario del gimnasio:

Un apunte final que va a pesar más cada año. El decreto de reducción de la jornada laboral publicado en el Diario Oficial el 1 de mayo de 2026 baja la semana de trabajo de 48 horas en 2026 a 46 en 2027, 44 en 2028, 42 en 2029 y 40 en 2030, y su transitorio Séptimo prohíbe que eso implique disminución de sueldos o prestaciones. Para un gimnasio abierto dieciséis horas al día, eso significa una cuarta persona en algún punto del camino. Y una cuarta persona significa más aguinaldo, más prima vacacional y una PTU repartida entre más gente. Este fondo que acabamos de armar va a crecer. Mejor que crezca en una cuenta que ya existe y no en una llamada al banco el 18 de diciembre.